Datenschutz

Diese Erklärung zeigt Ihnen, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen oder mit uns Kontakt aufnehmen, wofür wir sie brauchen und welche Rechte Sie haben. Sie beschreibt nur Vorgänge, die tatsächlich stattfinden.

Das Wichtigste in Kürze

Unsere Website setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.
Wir binden keine Dienste fremder Anbieter ein: keine Schriften, Skripte, Karten oder Videos von fremden Servern, kein Google Analytics, keinen Tag Manager, kein reCAPTCHA. Die Schrift ist auf unserem eigenen Server abgelegt.
Seitenaufrufe zählen wir datensparsam mit WP Statistics auf unserem eigenen Server: ohne Cookies, ohne Standortbestimmung, ohne Weitergabe an Dritte.
Beim Besuch fallen Server-Logfiles an. Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um zu antworten.
Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung weitergegeben.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

NotesIT GmbH
Hahnweg 4
96450 Coburg
Geschäftsführer: Peter Groh
Telefon: +49 (0) 9561 675 994-0
E-Mail: info@notesit.net

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür bei uns nicht vorliegen. Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz ist die Geschäftsführung unter der oben genannten Adresse.

Server-Logfiles beim Aufruf der Website

Was passiert: Bei jedem Aufruf unserer Website verarbeitet der Webserver (Apache) technisch notwendige Daten und schreibt sie in Logdateien. Das sind: Ihre IP-Adresse in gekürzter Form (ein Rückschluss auf Ihren Anschluss ist damit nicht möglich), Datum und Uhrzeit des Aufrufs, die aufgerufene Adresse, der Statuscode der Antwort, die übertragene Datenmenge, die Seite, von der Sie kommen (Referrer), und Angaben zu Ihrem Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Zweck: Auslieferung der Seiten, Fehlersuche, Schutz vor Angriffen und Missbrauch, Sicherstellung des Betriebs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Empfänger: Der Server steht bei der Hetzner Online GmbH, die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO einsetzen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Wir führen die Logdateien nicht mit anderen Daten zusammen.

Speicherdauer: Sieben Tage. Danach werden die Logdateien gelöscht. Wenn ein Sicherheitsvorfall untersucht wird, bewahren wir die betroffenen Einträge bis zum Abschluss der Untersuchung auf.

Pflicht zur Bereitstellung: Ohne diese Daten kann der Server die Seiten nicht ausliefern. Eine vertragliche oder gesetzliche Pflicht zur Angabe besteht nicht; die Übermittlung erfolgt technisch bedingt.

Hosting und Domain

Unsere Website läuft auf einem eigenen Server der NotesIT GmbH. Der Server steht bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Hetzner Online GmbH verarbeitet dabei Daten nur in unserem Auftrag. Die Verwaltung der Domain (DNS) liegt ebenfalls bei Hetzner. Beim Aufruf einer Adresse unserer Domain beantworten die Namensserver von Hetzner die technische Anfrage Ihres Geräts oder Ihres Internetanbieters. Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hetzner umfasst auch die Verwaltung der Domain.

Zweck: Betrieb der Website. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (effizienter, sicherer Betrieb); Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Weitere Dienstleister mit Zugriff auf Server oder WordPress setzen wir nicht ein.

Kontaktformular

Was passiert: Auf unserer Website gibt es ein Kontaktformular (auf der Kontaktseite und als kurze Fassung am Ende vieler Seiten). Sie können dort folgende Angaben machen:

Name (Pflichtangabe)
E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (eine der beiden ist Pflicht, die andere freiwillig)
Nachricht (Pflichtangabe)
Firma, Thema der Anfrage und den Wunsch nach einem Rückruf (freiwillig, nur in der Langfassung)

Zusätzlich nehmen wir in die Nachricht an uns auf, von welcher Seite Sie geschrieben haben, in welcher Sprache die Seite angezeigt wurde und zu welchem Zeitpunkt Sie das Formular abgeschickt haben.

Weg der Daten: Das Formular wird über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) übertragen. Ihre Angaben werden daraufhin als E-Mail an zwei Postfächer der NotesIT GmbH gesendet (Peter Groh und das Postfach „Kontakt-Homepage“). Wir speichern sie nicht in der Datenbank der Website. Die E-Mail verschickt die Website über unseren eigenen Mailserver. Dort und in unseren Postfächern liegt sie bei uns, nicht bei einem fremden Anbieter (Standorte siehe „Kontakt per E-Mail oder Telefon“).

Zweck: Wir bearbeiten Ihre Anfrage und antworten Ihnen, auch bei Rückfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder Vertragsverhandlungen mit uns zielt. Im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten).

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens sechs Monate nach Abschluss. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbriefe und Buchungsunterlagen nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), je nach Unterlage bis zu zehn Jahre (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO).

Pflicht zur Bereitstellung: Die Angaben mit Sternchen sind nötig, damit wir Ihnen antworten können. Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

Spam-Schutz des Formulars

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen setzen wir drei Mittel ein, ohne Dienst eines Dritten:

ein für Menschen unsichtbares Feld, das automatische Programme ausfüllen,
eine Mindestzeit zwischen dem Anzeigen und dem Absenden des Formulars, geprüft mit einer Kennung, die nur Uhrzeit und Seite enthält und nichts über Sie aussagt,
eine Begrenzung der Absendungen pro Stunde: Dafür speichern wir eine verschlüsselte Kennung Ihrer IP-Adresse (HMAC-SHA-256 mit einem geheimen Schlüssel unserer Website, Rückrechnung auf die IP-Adresse ist praktisch nicht möglich) zusammen mit einem Zähler für höchstens eine Stunde in der Datenbank der Website. Die Kennung wird nur für den Zähler gebraucht und nach Ablauf der Stunde gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars und unserer Postfächer vor Missbrauch.

Kontakt per E-Mail oder Telefon

Was passiert: Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, gegebenenfalls Firma) und den Inhalt Ihrer Nachricht oder des Gesprächs, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

E-Mail-Empfang: Eingehende Nachrichten nehmen unsere eigenen Mailgateways (pmg1.notesit.net und pmg2.notesit.net, Proxmox Mail Gateway) entgegen. Dort wird die Post auf unerwünschte Inhalte geprüft, bevor sie in das Postfach gelangt. Der Betrieb liegt bei der NotesIT GmbH. Mailgateways und Postfächer laufen auf unseren eigenen Servern in Rechenzentren in Falkenstein (Deutschland) und Helsinki (Finnland). Eine Weitergabe in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

Hinweis zur Sicherheit: E-Mails werden häufig unterwegs nicht durchgehend verschlüsselt. Senden Sie uns bitte keine besonders vertraulichen Daten unverschlüsselt. Auf Wunsch finden wir einen sicheren Weg.

Telefon: Wir zeichnen Telefongespräche nicht auf. Das Anrufprotokoll unserer Telefonanlage bewahren wir einen Monat auf und löschen es danach.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei Bezug zu einem Vertrag oder zu Vertragsverhandlungen, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Speicherdauer: Anfragen per E-Mail und Telefon behandeln wir wie Anfragen über das Kontaktformular (sechs Monate, bei Vertrag die gesetzlichen Fristen). Das Anrufprotokoll löschen wir nach einem Monat.

Bewerbungen

Auf unserer Website finden Sie Stellenangebote und einen Bereich für Freiberufler. Wenn Sie sich per E-Mail bewerben (hr@notesit.net für Stellen, freelancer@notesit.net für Freiberufler), verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns senden, etwa Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und Anschreiben.

Zweck: Wir prüfen Ihre Bewerbung und entscheiden über die Begründung eines Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG für Bewerbungen auf Stellen, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für Freiberufler. Sind Ihre Unterlagen besonders sensibel (zum Beispiel Angaben zur Gesundheit), gilt Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Wenn wir Ihre Unterlagen länger behalten dürfen, etwa für einen Talentpool, holen wir vorher Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

Empfänger: Ihre Unterlagen sehen nur die Personen bei uns, die am Auswahlverfahren beteiligt sind. Wir geben sie nicht an Dritte weiter.

Speicherdauer: Sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen wir Ihre Unterlagen, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt (zum Beispiel für einen Talentpool). Die sechs Monate dienen dazu, uns gegen mögliche Ansprüche wegen Benachteiligung zu verteidigen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, § 15 AGG). Wenn Sie eingestellt werden, übernehmen wir die nötigen Unterlagen in die Personalakte.

Pflicht zur Bereitstellung: Sie sind nicht verpflichtet, sich zu bewerben. Ohne Ihre Bewerbungsunterlagen können wir Ihre Bewerbung aber nicht prüfen.

Team: Namen und Fotos

Auf der Teamseite zeigen wir Namen, Rollen und Fotos unserer Mitarbeitenden. Das geschieht mit deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Mitarbeitende können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir nehmen Namen und Foto dann von der Seite.

Statistik

Was passiert: Wir messen mit dem Programm WP Statistics, wie oft einzelne Seiten aufgerufen werden. WP Statistics läuft auf unserem eigenen Server. Es setzt keine Cookies, legt nichts auf Ihrem Gerät ab und sendet keine Daten an Dritte.

Welche Daten: aufgerufene Seite, Zeitpunkt, die Seite, von der Sie kommen (Referrer), Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Ihre IP-Adresse speichern wir nur anonymisiert (gehasht), sodass wir sie nicht Ihrer Person zuordnen können. Eine Standortbestimmung findet nicht statt. Wenn Ihr Browser das Signal „Do Not Track“ sendet, beachten wir es und messen Ihren Besuch nicht. Angemeldete Benutzer unserer Website (unsere Redakteure) werden nicht gemessen.

Zweck: Wir wollen verstehen, welche Inhalte gelesen werden, und unsere Website verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer bedarfsgerechten, übersichtlichen Website. Ihre Interessen schützen wir durch die datensparsame Einstellung. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist nicht nötig, weil dabei keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert und keine von dort ausgelesen werden.

Speicherdauer: Die Rohdaten löschen wir nach 90 Tagen.

Widerspruch: Sie können der Auswertung jederzeit widersprechen (siehe „Ihr Widerspruchsrecht“). Das „Do Not Track“-Signal Ihres Browsers beachten wir von sich aus.

Wir bieten einen Newsletter an. Sie erhalten ihn nur, wenn Sie sich dafür anmelden.

Anmeldung: Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung schicken wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie darauf klicken, nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Zum Nachweis halten wir Anmeldung und Bestätigung mit Zeitpunkt fest.

Welche Daten: Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie möchten, Ihren Namen für eine persönliche Anrede.

Zweck: Versand unseres Newsletters mit Neuigkeiten und Hinweisen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

Versand: Wir verschicken den Newsletter mit Team Unity, einer Software der NotesIT GmbH, über unsere eigenen Server und Mailgateways in Falkenstein (Deutschland) und Helsinki (Finnland). Einen externen Versanddienst setzen wir dafür nicht ein; Ihre Daten verlassen die Europäische Union nicht.

Speicherdauer und Abmeldung: Wir speichern Ihre Daten, bis Sie sich vom Newsletter abmelden. Die Abmeldung ist jederzeit möglich, über den Link in jedem Newsletter oder per E-Mail an uns. Ihre Einwilligung können Sie damit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Cookies und Speicherungen auf Ihrem Gerät

Unsere Website setzt für Besucher keine Cookies und nutzt weder den lokalen Speicher noch vergleichbare Techniken Ihres Browsers. Deshalb ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG nötig. WordPress verwendet Cookies nur im geschützten Anmeldebereich für unsere Redakteure. Als Besucher kommen Sie damit nicht in Berührung.

Externe Links

Unsere Website enthält Links auf Seiten anderer Anbieter. Das sind einfache Verweise. Beim Aufruf unserer Seite werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Dann gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters. Wir haben darauf keinen Einfluss.

Solche Links finden Sie zum Beispiel:

in der Fußzeile auf LinkedIn, Facebook und XING (Profile der NotesIT GmbH und von Peter Groh). Wir betreiben dort Unternehmensseiten. Unsere Website verweist nur darauf: Es gibt keine Plugins dieser Netzwerke, und beim Besuch unserer Seite fließen keine Daten dorthin. Wenn Sie die Netzwerke besuchen, gelten deren Datenschutzhinweise. Diese Anbieter können Daten auch in Staaten außerhalb der EU verarbeiten, zum Beispiel in den USA.
in der Fußzeile auf dommcp.com. Das ist eine eigene Website der NotesIT GmbH (auf einem eigenen Server bei Hetzner) mit eigener Datenschutzerklärung.
auf der Kontaktseite beim Link „Route planen“, der zur Kartenseite OpenStreetMap (openstreetmap.org) führt. Es wird keine Karte in unsere Seite eingebunden.
bei unseren Partnern (zum Beispiel HCL, IONET Software, SWING Software, NinjaOne) und in Beiträgen auf Herstellerseiten, Nachrichtenquellen und Meldungen von Behörden.

Unternehmensseiten in sozialen Netzwerken

Für unsere Unternehmensseiten bei LinkedIn, Facebook und XING sind wir gemeinsam mit dem jeweiligen Netzwerk für die Auswertung der Seitenaufrufe (Seiten-Insights) verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Netzwerke stellen uns dafür Statistiken bereit. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Anbieter: LinkedIn, Facebook, XING.

Wer erhält Ihre Daten?

Intern erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die genannten Zwecke brauchen. Extern setzen wir ein:

Hetzner Online GmbH als Auftragsverarbeiter für Hosting der Website und DNS (Art. 28 DSGVO, Vertrag liegt vor).
Unsere eigenen Mailgateways pmg1.notesit.net und pmg2.notesit.net und unser eigener Mailserver für E-Mail-Empfang und -Versand (kein externer Anbieter).

Weitere Dienstleister mit Zugriff auf Ihre Daten setzen wir nicht ein. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa an Behörden, oder wenn Sie eingewilligt haben.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Wir übermitteln beim Betrieb dieser Website keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Der Server steht in Deutschland, Mailgateways und Postfächer in Falkenstein (Deutschland) und Helsinki (Finnland). Eine Übermittlung kann nur eintreten, wenn Sie selbst einen Link auf einen Anbieter außerhalb der EU anklicken (siehe „Externe Links“) oder uns von dort schreiben.

Speicherdauer im Überblick

Daten	Dauer
Server-Logfiles	sieben Tage
Begrenzung der Formular-Absendungen (verschlüsselte IP-Kennung)	höchstens eine Stunde
Anfragen per Formular, E-Mail, Telefon ohne Vertrag	sechs Monate nach Abschluss der Anfrage
Anfragen mit Vertrag	gesetzliche Aufbewahrungsfristen (HGB, AO), bis zu zehn Jahre
Anrufprotokoll der Telefonanlage	ein Monat
Bewerbungen	sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, bei Einwilligung länger
Statistik (Rohdaten)	90 Tage
Newsletter	bis zur Abmeldung

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Schreiben Sie uns dafür an die Adresse im Abschnitt „Verantwortlicher“. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Ihr Widerspruchsrecht

Wenn wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dann verarbeiten wir die Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Das betrifft insbesondere die Server-Logfiles, die Begrenzung der Formular-Absendungen und die Statistik.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Internet: www.lda.bayern.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort wenden.

Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Datensicherheit

Wir sichern unsere Website und unsere Systeme mit technischen und organisatorischen Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung und unbefugten Zugriff. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website ist verschlüsselt (HTTPS).

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 27. Oktober 2026